Cómo crear un presupuesto en Excel
Muchas personas involuntariamente tienen un agujero negro monetario en sus vidas. Lo que esto significa es que cuando reciben el dinero, se gasta sin ningún rastro de en qué se gastó. A veces, si puedes rastrearlo, encuentras que la causa del gasto fue injustificada.
Cuando consideras todo esto, empiezas a ver cómo implementar un presupuesto en tu vida puede mejorar tu flujo de efectivo. No hay palabras para describir hasta qué punto el presupuesto te da un control financiero mucho mayor.
Hay muchos conceptos involucrados en un presupuesto, así como hay múltiples maneras de preparar uno. En este artículo, puedes esperar leer todo lo que necesitas saber sobre los presupuestos, además hay una mirada a cómo puedes crear tu presupuesto en Microsoft Excel.
¿Qué es un presupuesto?
Lo más probable es que tenga una idea general de la respuesta a esta pregunta, pero no hay ningún daño en ponerle algunos detalles. Tengan en cuenta que hay presupuestos tanto corporativos como personales (domésticos). Mientras que algunos de los conceptos pueden aplicarse a cualquiera de los dos tipos de presupuesto, este artículo se refiere a los presupuestos personales.
Un presupuesto es un resumen de todos los ingresos y gastos que se esperan. Se supone que es una hoja de ruta basada en predicciones. Típicamente hay un período de tiempo que el presupuesto representa. Algunas personas hacen su presupuesto por trimestres o por años, pero lo más común es hacerlo por períodos mensuales. Al hacerlo, se obtiene un desglose más modular, y hay más datos para las comparaciones de períodos.
La idea de un presupuesto no es disminuir sus gastos, aunque existe la posibilidad de que se produzcan recortes en función de lo que se determine al crear uno. El punto es que usted maximice su eficiencia en la forma en que gasta. Así que recuerda hacer tu presupuesto eficiente en vez de centrarte completamente en ser conservador.
El presupuesto está destinado a separar sus fuentes de ingresos y gastos para que pueda ver cuánto contribuye cada una de ellas al panorama general.
El propósito de su presupuesto
Ahora, sabes cuál es el presupuesto, pero ¿qué hace por ti? El presupuesto es una hoja de ruta, como ya se ha dicho, pero también es una herramienta de control. Cuando lo usas para planear tus gastos, no debes ignorarlo cuando el período aplicable está pasando. La idea es que sigas volviendo al presupuesto para ver cuán cerca estás de seguir el plan designado.
Mientras lo hace, también es probable que se dé cuenta de sus patrones de gastos saludables y no saludables. Tenerlos fácilmente documentados le facilita establecer objetivos para frenar los hábitos que le están haciendo caer financieramente.
Esta es la razón por la que nunca debes intentar recortar gastos al crear el presupuesto. Cuanta menos información esté disponible, menos exacto será el presupuesto cuando se lo compare con lo que realmente ocurre. No se puede crear un mapa de ruta adecuado si faltan algunos de los caminos hacia el destino.
Intente ser lo más detallado posible si realmente quiere que su presupuesto se convierta en la herramienta útil que pretende ser.
Creando su presupuesto
A continuación, los pasos a seguir, mientras trabajas en la creación de un presupuesto adecuado.
Establecer el propósito del presupuesto
Si no lo haces, no te molestes con el presupuesto. Nunca empieces a dibujar un mapa que no esté destinado a ningún destino. Es una pérdida de energía y tiempo. La mayoría de la gente no vive con un presupuesto, y muchos de los que no lo han intentado y han fracasado por la falta general de dirección.
Puedes pensar en esto de la misma manera que pensarías en empezar un régimen de ejercicio o de dieta. Si eres alguien que mantiene hábitos saludables, ¿por qué lo haces? Si no lo eres, ¿cuál sería tu motivación para hacerlo? Naturalmente, no responderías diciendo algo como «por hacer ejercicio». Lo más probable es que lo hagas para mantenerte en forma, mantener un peso saludable, aumentar la fuerza, etc.
De la misma manera, tienes que determinar por qué estás elaborando un presupuesto antes de seguir adelante y hacerlo. Recuerda que la idea es asegurarte de que estás usando tu dinero de la manera más eficiente posible. Eso es más fácil de lograr cuando sabes lo que significa eficiente en el contexto de los objetivos que has establecido. Aquí están algunas de las principales razones por las que la gente crea presupuestos:
- Reducir la deuda
- Alcanzar los objetivos financieros a largo plazo
- Encontrar rutas para permitir más ahorro
- Encontrar rutas para permitir mejores inversiones
- Recortar los gastos excesivos
Determinar sus hábitos actuales
Antes de decidir a dónde quieres ir, necesitas saber al menos dónde estás. La forma de hacer esto con el presupuesto es empezar mirando la forma en que actualmente gasta el dinero. Si todo fuera perfecto con la forma en que lo haces, entonces probablemente ni siquiera estarías considerando la creación de un presupuesto.
Ten en cuenta que esto no siempre es algo que puedas averiguar inmediatamente. Esto es aún más cierto si eres una de las personas que tiene problemas para saber adónde va el dinero. Puede que necesites controlarte activamente durante un mes normal para tener una idea de a dónde va el dinero.
Tienes que ser honesto con esto. Algunas personas se sienten inclinadas a hacer pequeños cambios en la contabilidad, ya que no quieren que las cosas se vean muy mal. Recuerda que no hay mejor lugar para que las cosas se vean mal, ya que ese es el punto de crear tu presupuesto.
Cuenta de sus ingresos
El siguiente paso es anotar sus ingresos con la mayor precisión posible. Sus ingresos forman el fondo común de financiación que está disponible para permitir que los gastos sean cubiertos. Si esta cifra está muy lejos, su presupuesto puede no existir.
Una buena idea es contabilizar sus ingresos netos en su presupuesto. Su ingreso bruto no es una cifra totalmente utilizable, así que no tiene sentido incluirlo. Sólo recuerda asegurarte de que todos tus ingresos están a la vista. Así que cualquier alternativa que tengas que te proporcione dinero debe ser contabilizada.
No todo el mundo tiene un ingreso fijo, por lo que las personas que tienen uno variable a veces encuentran un desafío para completar este paso. Lo que puedes hacer es decidir una cifra base. Incluso si tus ingresos no son constantes, normalmente hay una cifra promedio o en el peor de los casos que puedes usar. Por supuesto, la cifra del peor caso es la más extrema. El punto es usar una sola cifra como su ingreso. Si recibes un ingreso extra, entonces puedes añadirlo al ingreso base del mes siguiente.
Cuenta para sus gastos
Esta es la otra cara de la moneda de los ingresos, así que es igual de importante. La mayoría de la gente crea un presupuesto por esta área. Aquí es donde se contabiliza todo el dinero que se gasta mensualmente. Todo lo que se te ocurra debería ir aquí. Entonces deberías categorizar estos gastos como fijos y variables.
Los fijos son cosas como el alquiler, los pagos de la hipoteca y los pagos del coche. Aunque puede haber cambios, la cifra general es la misma.
Las variables pueden cambiar cada mes. Estos incluyen entretenimiento, comestibles y compras de ropa. Esta es la categoría más fácil de ajustar, así que debes ser lo más preciso posible al registrarla.
Obtenga sus totales
Ahora que sabes con qué trabajas, es hora de sumar tus ingresos y gastos mensuales. Este es un paso importante para entender cuánto ganas y cuánto gastas cada mes.
Hacer esto también le da una clara indicación de la medida en que sus ingresos son adecuados para manejar sus gastos.
Haga sus ajustes
Esta es la parte en la que empiezas a hacer ajustes realistas para facilitar tus necesidades en base a la razón que estableciste para crear el presupuesto. Este es el momento de reducir y recortar lo no esencial según sea necesario.
Mantenimiento
Lo único que queda por hacer es revisar mensualmente para ver qué tan bien te las arreglaste para cumplir con el plan. También puedes ajustar en base a lo que ves que pasa cada mes.
Creación de un presupuesto en Microsoft Excel
Podrías anotar todas estas entradas y salidas en un papel y hacer tus cálculos manualmente. También podrías usar un programa de calculadora y hacer manualmente tus entradas y cambios.
Alternativamente, puede usar Excel para hacer sus presupuestos de manera eficiente. Excel le permite utilizar numerosas filas y columnas, además de que actualiza automáticamente las entradas en base a las fórmulas que usted le ponga.
Puede ser una buena idea listar sus ingresos y gastos en columnas paralelas. Asegúrese de que las cifras que hacen referencia a otras cifras (como los totales) se completen con los cálculos de las fórmulas. Esto significa que las cifras se ajustan automáticamente cuando se actualizan las cifras de las que dependen.
Considere la posibilidad de utilizar una hoja diferente para cada mes y nombrar las hojas en consecuencia. Esto proporciona una forma ordenada de revisar su progreso y organizar ordenadamente sus datos históricos.
Incluso puede beneficiarse de ver una representación pictórica de las figuras. Excel ofrece gráficos y tablas que puedes usar para lograrlo. Esto da una idea fácilmente comprensible de dónde están las cosas, y también se obtiene una visión de las tendencias para ver cuáles son saludables y cuáles deben ser eliminadas.