Una guía para la gestión del presupuesto
El presupuesto es una habilidad vital para la gente de todos los ámbitos de la vida. Ya sea que usted necesite ser capaz de manejar un presupuesto para su trabajo; o sólo para manejar sus propias finanzas personales, es algo que no debe ser descuidado. Hay muchas habilidades y herramientas diferentes que se pueden utilizar para administrar un presupuesto y; como tal, hay muchas maneras diferentes de hacerlo. Este artículo cubre algunas de las diferentes estrategias de gestión de presupuestos; así como las formas en las que puedes beneficiarte de tener un presupuesto sólido y consistente.
¿Qué es exactamente un presupuesto?
En resumen, un presupuesto es algo que muestra cuánto dinero tienes a tu disposición para algo. Esto incluye el dinero que podrías tener en forma de beneficios, que se ahorra, o que está disponible de otra manera y excluye el dinero que tienes en forma de gastos. Es importante tener presupuestos porque son una forma concreta de demostrar o llevar la cuenta de cuánto dinero está disponible. Esto puede ser a menudo difícil de manejar de otra manera, especialmente cuando se trata de finanzas personales; ya que las personas suelen ser propensas a gastar más dinero del que realmente deberían o a no ser del todo honestas sobre cuánto utilizan.
Esto es obviamente tan cierto como los presupuestos en un contexto comercial, si no más. Cuando se dirige un negocio, o si se está a cargo de un presupuesto; hay que asegurarse de que los fondos que se utilizan para el negocio o el proyecto están en línea con lo que el negocio puede apoyar. Si no lo hace, corre el riesgo de tener problemas financieros en el futuro, si se da cuenta de que ya no tiene tanto dinero como había previsto. Dirigir un negocio tiene mucho que ver con el equilibrio entre los gastos y los beneficios; y tener un presupuesto claro y estable es una forma muy útil de mantenerse al día con estas responsabilidades.
Cómo llevar un registro de los gastos
Si no está seguro de cómo debe manejar su presupuesto, es probable que no tenga una comprensión sólida del presupuesto en primer lugar. Esto es primordial si quiere sacar el máximo provecho de cualquier sistema presupuestario; por lo que puede ser necesario que siga de cerca sus gastos e ingresos durante un mes o más para que tenga una idea muy clara de en qué se está utilizando su dinero típicamente y en qué cantidades. Por lo general, es más necesario hacerlo en el caso de las finanzas personales, ya que las empresas generalmente (es de esperar) tienen alguna idea de sus flujos de efectivo.
Puede que no sepas exactamente cómo debes llevar la cuenta de tus gastos. La mejor manera de hacerlo es llevando la cuenta de todo en lo que gasta su dinero durante un mes, como mínimo. Puedes recoger los recibos, si crees que esto puede ayudar, o simplemente optar por anotar las compras que haces y en lo que sea que gastes tu dinero. Si luego miras esto en relación con tus ingresos del mes, esto te da una buena comprensión de cuánto dinero tienes para trabajar, una vez que has deducido tus gastos, así como tus necesidades. Lo más probable es que las necesidades tengan que ser pagadas cada mes e incluyen cosas como las facturas y los servicios públicos.
Hay varios sistemas diferentes que se pueden usar para llevar el control de un presupuesto. Estos se utilizan mejor si se tiene una sólida comprensión de los flujos de dinero que entran y salen del presupuesto, sea cual sea la forma o el propósito del mismo. Una vez que tenga una buena comprensión de cómo debe funcionar su presupuesto, puede elegir entre uno o varios de estos sistemas:
- Hojas de cálculo: Los programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel son muy populares y han resistido el paso del tiempo, por una buena razón. Los programas como Excel tienen una amplia gama de herramientas y funciones a su disposición, que le ayudan a sacar el máximo provecho de la gestión de su presupuesto. Puedes usarlas para crear gráficos, y puedes personalizar la forma en que se muestra la información que tienes en la hoja de cálculo. Esto puede facilitarte la presentación de tu presupuesto de la manera que mejor te convenga.
- Con un bolígrafo y un papel: Si no te sientes inclinado a convertir la presupuestación en una práctica compleja y simplemente quieres tener una representación visual de los fondos que tienes, entonces puedes trabajar con un bolígrafo y un papel. Puedes anotar tus ingresos y luego todos tus gastos necesarios, y el saldo es esencialmente un presupuesto de trabajo para tus otros gastos para el período de tiempo que estás trabajando. Este no es necesariamente el mejor método si se quiere usar alguna idea sofisticada o si se trabaja con grandes cifras, pero para un simple cálculo de un presupuesto, ciertamente funciona.
- Otro software: Hay una gran cantidad de software financiero disponible, y estos pueden ser excelentes para manejar presupuestos más complejos y hacer un seguimiento a largo plazo. Algunos de estos están disponibles gratuitamente en línea, mientras que otros deben ser comprados. El software financiero de pago suele ofrecer una impresionante gama de características, pero por lo general no es tan sencillo de utilizar y, por lo tanto, requiere un buen conocimiento de las computadoras y las finanzas para sacarle el máximo provecho. Por lo tanto, es probable que se adapten mejor a los entornos profesionales.
Algunos bancos y cooperativas de crédito también ofrecen hojas de trabajo y otros documentos para ayudarle a manejar un presupuesto, y también pueden ofrecerle orientación en esta área, si siente que la necesita.
Cómo administrar un presupuesto
Para poder manejar un presupuesto, debes asegurarte de que el presupuesto que tienes es razonable y lo mejor posible para tu situación financiera y tus objetivos. Si no está seguro de que este sea el caso, entonces es vital que revise su presupuesto y vea si hay algún margen de mejora. Por lo general, es una buena práctica, ya que reevaluar su presupuesto le da la oportunidad de ver cómo han cambiado sus necesidades con el tiempo, si es que lo han hecho, y si hay alguna forma de minimizar los gastos o el desperdicio innecesarios.
Independientemente de si su presupuesto está destinado a una aplicación empresarial o personal, hay principios que pueden aplicarse de forma generalizada para garantizar que su presupuesto sea razonable y útil. Además de comprender los ingresos de los que dispone y los gastos que va a tener que contabilizar, también es vital que tenga una idea clara de los objetivos financieros de usted o de la institución para la que está presupuestando. Esto te permite basar el presupuesto en algo concreto, y te da una estructura con la que trabajar.
Los objetivos financieros pueden variar enormemente según el contexto y la aplicación del propio presupuesto. Por ejemplo, puede que necesite cubrir algunos gastos de emergencia inmediatos, y estos deben ser definitivamente parte de su presupuesto. Por otro lado, puede que en vez de eso busques ahorrar dinero para el futuro, y como resultado, tu presupuesto va a ser muy diferente. Si su presupuesto va a ser utilizado en un contexto empresarial, entonces es probable que en lugar de ello utilice los fondos para estimular el crecimiento de la empresa, mientras sigue manteniendo los beneficios y pagando los gastos necesarios.
Cuando se trata de administrar realmente el presupuesto a lo largo de un período de tiempo, lo más importante es controlar regularmente los gastos e ingresos y luego ver si el presupuesto se equilibra o no. Si no es así, entonces es necesario hacer cambios para asegurarse de que los gastos no excedan ya los ingresos o los beneficios. Esto se debe a que es insostenible, y puede hacer que sea imposible cumplir con sus objetivos financieros. Debe llevar un registro de los gastos e ingresos de un mes a otro a través del sistema presupuestario de su elección, algunos de los cuales hemos cubierto anteriormente.
Si usas cheques para hacer cualquier pago, entonces las chequeras pueden ser una gran manera de vigilar el dinero que entra y sale. Es muy importante mantener las chequeras equilibradas. Aunque cada vez menos personas usan cheques para pagar cada año que pasa, es una buena manera de tener una representación visual de los gastos e ingresos.
Una vez que haya supervisado su presupuesto durante un período de tiempo prolongado, debe volver a revisar el primer presupuesto que elaboró después de hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos. Esta es una buena manera de ver si se ha ajustado bien al presupuesto y si sus proyecciones iniciales coinciden con la realidad de sus gastos. Este presupuesto revisado debería ser muy adecuado para sus objetivos financieros en el futuro, ya que debería tener una mejor comprensión de ellos, así como de los gastos que realiza. También puede ajustarse a cualquier crecimiento potencial que haya experimentado como empresa, lo que podría significar que ahora tiene más fondos a su disposición que cuando elaboró su presupuesto original.
Cómo actualizar un presupuesto
Un elemento clave de la gestión del presupuesto es asegurarse de que se adapta continuamente para satisfacer sus necesidades si alguna vez cambian. En caso necesitara dirigir más dinero hacia una inversión en particular durante un cierto período de tiempo, entonces puede utilizar su presupuesto para dirigir menos fondos hacia otros aspectos de su negocio para hacerlo. Si se produce un gasto personal repentino del que hay que ocuparse, entonces puede utilizar su presupuesto para averiguar cómo cubrirlo si no tiene los ahorros necesarios para cubrir la cantidad. Si sus objetivos financieros para el futuro cambian, entonces puede volver a revisar su presupuesto y ver qué cambios puede hacer en él para empezar a trabajar más y más activamente hacia sus objetivos financieros. En este sentido, un presupuesto es una herramienta versátil para la gestión financiera, tanto a nivel personal como profesional.